Sammutinhuoltoyrityksen valinta alkaa usein siitä, että taloyhtiön hallitus tai yrityksen kiinteistövastaava pyytää tarjouksen muutamalta paikalliselta toimijalta – mutta moni huomaa vasta jälkikäteen, ettei tarjouksista oikeastaan voi vertailla mitään, koska ne on rakennettu eri tavalla. Hyvin laadittu tarjouspyyntö sammutinhuoltoon on se työkalu, joka ratkaisee tämän: kun kaikki toimijat vastaavat samoihin kysymyksiin, tarjoukset ovat vertailukelpoisia eikä lopullinen valinta jää arvailun varaan.
Miksi tarjouspyyntö kannattaa tehdä huolella
Sammuttimien tarkastus ja huolto eivät ole vapaaehtoisia lisäpalveluita, vaan pelastuslakiin perustuvia velvoitteita. Kiinteistön omistaja tai haltija vastaa siitä, että alkusammutuskalusto on toimintakunnossa ja tarkastettu määrävälein.
Tästä syystä tarjouspyynnön laatuun kannattaa panostaa siinä missä mihin tahansa muuhunkin kiinteistön ylläpitosopimukseen. Huolimattomasti tehty pyyntö johtaa usein tilanteeseen, jossa halvin tarjous näyttää houkuttelevimmalta paperilla, mutta sisältää vähemmän palvelua kuin kilpailijan tarjous.
Perustiedot, jotka tarjouspyynnössä pitää olla
Tarjouspyynnön pohjaksi tarvitaan riittävän tarkka kuvaus kohteesta. Ilman näitä tietoja huoltoliike joutuu arvioimaan hintansa summittaisesti, mikä näkyy usein varovaisuuslisänä tarjouksessa.
Kohteen perustiedot: kiinteistön tyyppi (taloyhtiön rappu, toimisto, ravintolan keittiö, teollisuustila, autotalli), osoite ja rakennusten lukumäärä.
Sammutuskaluston määrä ja tyyppi: montako käsisammutinta kohteessa on, minkä kokoisia (esimerkiksi 6 kg tai 12 kg) ja minkä tyyppisiä – jauhesammutin, hiilidioksidisammutin eli CO2-sammutin, nestesammutin, vaahtosammutin, vesisumusammutin vai keittiöihin tarkoitettu rasvapalosammutin.
Muu paloturvakalusto: onko kohteessa sammutinpeitteitä, palopostit, sprinklerijärjestelmä tai savunpoistolaitteita – nämä vaativat usein oman erillisen huoltosopimuksensa.
Nykytilanne: milloin edellinen tarkastus on tehty ja onko kalustolla dokumentoitu huoltohistoria.
Palvelun sisältö – tätä pyydä eritellyksi
Yksi yleisimmistä virheistä on pyytää pelkkää kokonaishintaa ilman, että palvelun sisältöä on eritelty. Tällöin kaksi tarjousta voivat näyttää samanhintaisilta, vaikka toinen sisältää huomattavasti enemmän.
Pyydä tarjoajaa erittelemään ainakin seuraavat asiat:
Tarkastusväli ja sen peruste. Käsisammuttimen tarkastusväli on tyypillisesti yksi vuosi kuivissa ja lämpimissä sisätiloissa, ja kaksi vuotta viileämmissä tai kosteammissa olosuhteissa, esimerkiksi lämmittämättömissä varastoissa tai autotalleissa. Tämän lisäksi sammuttimille tehdään määräaikaishuolto viiden ja kymmenen vuoden välein, riippuen sammutintyypistä ja valmistajan ohjeista. Hyvässä tarjouksessa nämä on kirjattu auki, ei vain todettu ”huolto sopimuksen mukaan”.
Mitä tarkastuskäynti pitää sisällään. Tarkastetaanko vain paine ja ulkoinen kunto, vai kuuluuko käyntiin myös sijoituksen ja opasteiden tarkistus sekä puuttuvan tai rikkoutuneen kaluston raportointi.
Auktorisointi. Tarkastuksia ja huoltoja saa tehdä vain Tukesin hyväksymä ja auktorisoima tarkastusliike. Tämä kannattaa pyytää todistettavaksi tarjouksen yhteydessä, ei vasta sopimuksen allekirjoituksen jälkeen.
Dokumentaatio. Miten tarkastusmerkinnät ja -pöytäkirjat toimitetaan, ja säilyykö niistä sähköinen historia, joka löytyy tarvittaessa pelastusviranomaisen palotarkastuksen yhteydessä.
Reagointiaika ja hälytyskäynnit. Mikä on vasteaika, jos sammutin puuttuu, on käytetty tai vaurioitunut kesken sopimuskauden.
Vaihtokaluston ja lainakaluston käytäntö. Vaihdetaanko huoltoon lähtevän sammuttimen tilalle väliaikainen sammutin, jottei kohde jää hetkeksikään ilman alkusammutuskalustoa.
Tarkempaa tietoa eri huoltovälien perusteista löytyy artikkelista sammuttimien tarkastus- ja huoltovälit Suomessa.
Hinnoittelurakenteen pyytäminen selkeästi
Hinnoittelu kannattaa pyytää eriteltynä yksikköhintoina, ei pelkkänä kokonaissummana. Näin taloyhtiö tai yritys näkee, mistä hinta muodostuu ja voi verrata tarjouksia oikeasti keskenään.
Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi hintaa per tarkastettu sammutin, hintaa määräaikaishuollosta sammutintyypeittäin, käyntimaksua ja mahdollista kilometrikorvausta, sekä hintaa uusista tai vaihdettavista sammuttimista ja peitteistä. Kysy myös, onko tarjottu hinta kiinteä koko sopimuskaudelle, vai voiko se nousta esimerkiksi indeksin mukaan.
Yleinen väärinkäsitys: halvin tarjous on aina paras valinta
Yksi yleisimmistä virheistä tarjouskilpailuissa on valita automaattisesti euromääräisesti halvin vaihtoehto. Todellisuudessa hinta kertoo vain osan tarinasta.
Jos tarjous ei sisällä esimerkiksi hälytyskäyntejä, vaihtokalustoa tai kunnollista dokumentaatiota, näennäisesti halpa sopimus voi tulla kalliimmaksi lisälaskujen ja ylimääräisten käyntien kautta. Lisäksi vastuu kalustosta on aina lopulta kiinteistön omistajalla – halvimman toimijan valitseminen ei poista tätä vastuuta, jos huolto osoittautuu puutteelliseksi.
Kannattaa myös muistaa, että hälytysjärjestelmät ja vartiointipalvelut ovat oma erillinen kategoriansa, eivätkä yleensä kuulu sammutinhuollon tarjouspyyntöön – niistä kannattaa pyytää tarjous erikseen, jos kohteessa tällaisia järjestelmiä on.
Lisää vinkkejä luotettavan kumppanin tunnistamiseen löytyy artikkelista sammutinhuollon valinta – näin löydät luotettavan kumppanin.
Taloyhtiön erityispiirteet tarjouspyynnössä
Taloyhtiöissä tarjouspyyntöön kannattaa lisätä myös rapun palokuormaan ja palo-oviin liittyvät kysymykset, sillä nämä vaikuttavat usein siihen, kuinka paljon ja minkä tyyppistä sammutuskalustoa kohteeseen tarvitaan. Suomalaisessa rakentamisperinteessä puurakentaminen on yleistä erityisesti pientalo- ja rivitalokohteissa, mikä korostaa alkusammutusvalmiuden merkitystä.
Jos taloyhtiössä on kaasugrillejä tai muita kaasunkäyttöpaikkoja esimerkiksi parvekkeilla tai piha-alueilla, myös niiden sammutuskaluston tarve kannattaa mainita tarjouspyynnössä. Mökeillä vastaava tarve liittyy usein saunan, takan ja kaasugrillin käyttöön.
Taloyhtiön lakisääteisistä velvoitteista tarkemmin kertoo artikkeli taloyhtiön paloturvavaatimukset – mitä laki edellyttää. Pelastuslaitoksen tekemän palotarkastuksen yhteydessä huoltosopimuksen kattavuus ja dokumentaatio usein myös tarkastetaan, joten hyvin laadittu sopimus helpottaa tätäkin prosessia.
UKK
Kuinka moneen sammutinhuoltoliikkeeseen tarjouspyyntö kannattaa lähettää?
Yleensä kolme tarjousta riittää vertailun pohjaksi. Tärkeintä on, että jokainen tarjoaja vastaa samoihin, tarkasti määriteltyihin kysymyksiin, jolloin tarjoukset ovat aidosti vertailukelpoisia.
Pitääkö tarjouspyynnössä mainita sammuttimien tarkat sijaintipaikat?
Se ei ole pakollista, mutta helpottaa tarjoajaa arvioimaan käyntiin kuluvan ajan ja siten hinnoittelemaan palvelun tarkemmin. Karkea kuvaus, esimerkiksi kerrosten ja porraskäytävien määrä, riittää useimmiten.
Voiko tarjouspyynnön tehdä, jos ei tiedä nykyisen kaluston tarkkaa tyyppiä?
Kyllä. Huoltoliike voi tehdä kartoituskäynnin ensimmäisellä kerralla ja tarkentaa kaluston tyypit ja määrät sen jälkeen. Tämä kannattaa mainita tarjouspyynnössä, jotta tarjoaja osaa varautua kartoitukseen.
Yhteenveto
Toimiva tarjouspyyntö sammutinhuoltoon ei ole monimutkainen, mutta se vaatii muutaman perusasian auki kirjaamista: kohteen tiedot, kaluston määrä ja tyyppi, tarkastusvälien peruste, palvelun tarkka sisältö ja hinnoittelun rakenne. Kun nämä pyydetään eriteltyinä jokaiselta tarjoajalta, tarjousten vertailu muuttuu huomattavasti helpommaksi ja lopputulos vastaa paremmin kohteen todellista tarvetta.
Jos oman kiinteistön paloturvavelvoitteista tai sopivasta huoltovälistä jää epäselvyyttä, kannattaa olla suoraan yhteydessä paikalliseen pelastuslaitokseen tai Tukesiin. Hätätilanteessa soita aina 112.
