Paloturva-asiakirjat yritykselle ovat se paperipino, jonka palotarkastaja pyytää nähtäväksi ensimmäisenä, ja juuri niissä pienet ja keskisuuret yritykset kompastuvat useimmin. Tämä artikkeli on kirjoitettu yrittäjälle, kiinteistöpäällikölle ja yrityksen paloturvallisuudesta vastaavalle henkilölle. Siinä käydään läpi, mitkä paloturva-asiakirjat yrityksellä on oltava, mitkä niistä ovat lakisääteisiä ja miten kansio pidetään kunnossa ilman, että siitä tulee vuosittainen paniikkiprojekti.
Hyöty on suora. Kun asiakirjat ovat kunnossa, palotarkastus kestää tunnin eikä puolta päivää, vakuutusyhtiön kanssa ei synny riitaa korvauksista ja henkilöstö tietää, mitä tehdä, kun hälytys soi.
Mihin velvoite asiakirjoihin perustuu
Velvoitteet tulevat pääosin pelastuslaista (379/2011) ja pelastusasetuksesta (407/2011). Lisäksi niitä tulee työturvallisuuslaista, kemikaalilainsäädännöstä ja vakuutusyhtiöiden suojeluohjeista. Pelastuslain mukaan rakennuksen omistaja ja toiminnanharjoittaja vastaavat yhdessä siitä, että tilat ovat paloturvallisia ja että vaaratilanteisiin on varauduttu.
Pelastuslaitos valvoo velvoitteiden noudattamista palotarkastuksilla. Ne kohdistetaan riskien perusteella, joten ravintola, hoitolaitos tai puusepänverstas saa tarkastajan useammin kuin pieni toimisto. Tukes puolestaan valvoo esimerkiksi käsisammuttimien huoltoliikkeitä ja paloilmoitin- ja sammutuslaitteistoja tarkastavia tahoja.
Yksittäisen yrityksen velvoitteet riippuvat tilasta, toiminnasta ja henkilömäärästä. Kun on epävarmaa, mitä juuri sinun kohteeltasi vaaditaan, kannattaa kysyä paikalliselta pelastuslaitokselta. Se on maksuton ja nopein tapa saada varma vastaus.
Paloturva-asiakirjat, jotka yrityksellä on oltava
Pelastussuunnitelma on kansion selkäranka. Pelastusasetus luettelee kohteet, joille se on pakollinen. Listalla ovat muun muassa suuremmat teollisuus- ja varastotilat, kokoontumis- ja liiketilat, majoitus- ja hoitotilat sekä työpaikat, joissa työskentelee samanaikaisesti useita kymmeniä ihmisiä. Suunnitelmassa kuvataan tilojen vaarat, ennaltaehkäisy, poistumisreitit, kokoontumispaikka, alkusammutuskalusto ja vastuuhenkilöt. Se on esiteltävä henkilöstölle, ei pelkästään arkistoitava.
Poistumisturvallisuusselvitys vaaditaan hoitolaitoksilta, palvelutaloilta ja vastaavilta kohteilta, joissa ihmiset eivät välttämättä pääse ulos omin voimin. Se toimitetaan pelastusviranomaiselle ja päivitetään säännöllisesti.
Laitteistojen huolto- ja tarkastusdokumentit ovat se osa, joka useimmiten puuttuu tai on vajaa. Näitä ovat:
– käsisammuttimien tarkastusmerkinnät ja huoltoliikkeen pöytäkirja
– paloilmoitinlaitteiston kunnossapito-ohjelma, käyttöpäiväkirja ja määräaikaistarkastuspöytäkirjat
– sprinklerijärjestelmän huoltopäiväkirja ja tarkastusraportit
– savunpoistolaitteiden ja palopostien huoltomerkinnät
– turva- ja merkkivalaistuksen testauskirjanpito
Lisäksi tarvitaan henkilöstön koulutuksista kirjanpito, kuten perehdytyslistat ja alkusammutusharjoitukset työpaikalla osallistujineen ja päivämäärineen. Jos tiloissa tehdään tulitöitä, tarvitaan tulityöluvat ja tekijöiden voimassa olevat tulityökortit. Kemikaaleja käyttävällä yrityksellä pitää olla kemikaaliluettelo ja käyttöturvallisuustiedotteet. Suuremmilla määrillä mukaan tulee ilmoitus tai lupa Tukesille.
Sammuttimien tarkastukset kansiossa
Käsisammuttimen kyljessä oleva tarkastuslipuke on itsessään asiakirja. Tarkastaja katsoo sammuttimesta ensimmäiseksi päivämäärän. Sisätiloissa olevat sammuttimet tarkastetaan yleensä vähintään kahden vuoden välein. Ulkona, ajoneuvoissa, kylmissä hallitiloissa tai kosteissa ja tärisevissä olosuhteissa tarkastusväli on vuosi. Moni yritys tarkastuttaa kaikki sammuttimensa vuosittain samalla käynnillä, jolloin eri aikatauluja ei tarvitse seurata.
Määräaikaishuollot tehdään 5 ja 10 vuoden kohdalla sammutintyypistä riippuen, ja niistä jää merkintä sekä sammuttimeen että huoltoliikkeen pöytäkirjaan. Tarkemmin aikataulusta kerrotaan artikkelissa käsisammuttimen määräaikaistarkastus. Tarkastus maksaa tyypillisesti 5-15 € sammuttimelta, ja päälle tulevat mahdolliset käyntimaksut.
Huoltoliikkeen on täytettävä pelastuslain pätevyysvaatimukset, ja Tukes valvoo alan toimijoita. Kokenut kiinteistöpäällikkö pyytää huoltoliikkeeltä pöytäkirjan, jossa jokainen sammutin on yksilöity sijainnin, tyypin ja koon mukaan. Esimerkiksi ”6 kg jauhesammutin, A-, B- ja C-luokka, varasto 2, ovi B” on hyvä merkintä. Pelkkä ”12 kpl tarkastettu” ei kerro tarkastajalle mitään.
Esimerkki: kahvila, joka luuli olevansa liian pieni
Tamperelainen kahvila-leipomo, jossa on kuusi työntekijää, saa kutsun palotarkastukseen. Yrittäjä olettaa, ettei pientä yritystä koske mikään. Tarkastaja kysyy kuitenkin heti kolmea asiaa: missä on rasvapalosammutin tai sammutuspeite keittiön friteerauslaitteen vieressä, milloin sammuttimet on viimeksi tarkastettu ja onko henkilöstö perehdytetty poistumiseen.
Sammutin löytyy, mutta sen tarkastuslipuke on vuodelta 2021. Perehdytyksestä ei ole kirjattu mitään. Seurauksena on korjausmääräys määräaikoineen. Asia olisi hoitunut parilla sadalla eurolla ja yhdellä A4-sivulla perehdytyskirjausta.
Myytti: ”Pelastussuunnitelma tehtiin jo, joten asia on kunnossa”
Tämä on yleisin väärinkäsitys. Pelastussuunnitelma ei ole kertaluonteinen dokumentti. Se pitää päivittää aina, kun tiloissa, toiminnassa tai vastuuhenkilöissä tapahtuu olennaisia muutoksia, ja se tarkistetaan säännöllisesti muutenkin. Kun varasto muutetaan tuotantotilaksi tai turvallisuusvastaava vaihtaa työpaikkaa, vanha suunnitelma on käytännössä hyödytön.
Suunnitelma ei myöskään korvaa laitteistojen omia huoltodokumentteja. Paloilmoitinlaitteiston käyttöpäiväkirja ja sprinklerin huoltopäiväkirja ovat erillisiä velvoitteita.
Samoin kannattaa muistaa, että pelastussuunnitelman puuttuminen ei vapauta pientä yritystä varautumisesta. Työturvallisuuslaki edellyttää joka tapauksessa vaarojen arviointia ja perehdytystä, ja siihen kuuluu myös tulipalo.
Yleisimmät virheet paloturva-asiakirjoissa
Asiakirjat ovat yhden ihmisen sähköpostissa. Kun turvallisuusvastaava jää lomalle tai lähtee yrityksestä, kukaan ei löydä huoltopöytäkirjoja. Ammattilainen aloittaa siitä, että kansio on yhdessä paikassa, sekä sähköisenä että paperisena, ja varahenkilö tietää, missä se on.
Vuokralainen olettaa, että vuokranantaja hoitaa kaiken. Kiinteistön omistaja vastaa yleensä rakenteellisesta paloturvallisuudesta ja kiinteistä laitteista, mutta toiminnanharjoittaja vastaa omasta toiminnastaan, henkilöstön ohjeistuksesta ja usein myös omista käsisammuttimistaan. Vastuunjako pitää kirjata vuokrasopimukseen tai pelastussuunnitelmaan.
Kirjataan ”tarkastettu” ilman sisältöä. Paloilmoittimen kuukausikoe tai turvavalojen testaus on kirjattava päivämäärällä, tekijällä ja havainnoilla. Tyhjä rasti ei todista mitään, jos tulipalon jälkeen selvitetään laiminlyöntejä.
Rajatapaukset ja erikoistilanteet
Kaikki ei mene perusmallin mukaan. Yleisötilaisuuksia, kuten kesätapahtumaa Oulussa tai messuja Helsingissä, järjestävä yritys tarvitsee tapahtumakohtaisen pelastussuunnitelman. Se toimitetaan pelastusviranomaiselle vähintään 14 vuorokautta ennen tapahtumaa. Puurakenteisissa vanhoissa tiloissa, esimerkiksi entisessä maatilan navetassa toimivassa verstaassa, pelastuslaitos voi edellyttää tavallista tarkempaa riskikuvausta.
Hälytysjärjestelmät ja vartiointipalvelut ovat omia erikoisalojaan, ja niiden sopimukset ja raportit arkistoidaan erikseen. Jos asiakirjakokonaisuus tuntuu ylivoimaiselta, ulkopuolinen paloturvallisuuden konsultointi yritykselle voi koota sen kerralla kuntoon. Pienen kohteen pelastussuunnitelma maksaa tyypillisesti 300-1 500 € laajuudesta riippuen.
UKK
Tarvitseeko pieni toimisto pelastussuunnitelman?
Ei välttämättä, sillä velvoite riippuu pelastusasetuksen kriteereistä, kuten tilojen käytöstä ja henkilömäärästä. Työturvallisuuslain mukainen vaarojen arviointi ja henkilöstön perehdytys koskevat kuitenkin kaikkia. Varmista oman kohteesi tilanne pelastuslaitokselta.
Kuinka kauan huoltopöytäkirjoja pitää säilyttää?
Käytännössä vähintään laitteen koko elinkaaren ajan ja aina edellisen määräaikaishuollon yli. Tulipalon jälkeen vakuutusyhtiö ja viranomaiset pyytävät näyttöä huolloista useiden vuosien ajalta.
Kuka saa tarkastaa yrityksen käsisammuttimet?
Tarkastuksen saa tehdä vain huoltoliike, joka täyttää pelastuslain vaatimukset ja jonka toimintaa Tukes valvoo. Omatoiminen silmämääräinen tarkistus on hyvä tapa, mutta se ei korvaa lakisääteistä tarkastusta.
Näin pidät paloturvakansion ajan tasalla
Toimiva käytäntö on yksinkertainen. Valitaan yksi vastuuhenkilö ja yksi varahenkilö, kansio pidetään yhdessä paikassa ja kalenteriin merkitään kerralla koko vuoden tarkastukset: sammuttimet, paloilmoitin, sprinkleri, turvavalot ja perehdytykset. Kerran vuodessa, esimerkiksi tammikuussa, käydään pelastussuunnitelma läpi ja päivitetään muuttuneet tiedot.
Asiakirjat eivät sammuta paloa, mutta ne kertovat, onko kalusto kunnossa ja tietääkö henkilöstö, mitä tehdä. Jos tulipalo syttyy, soita aina ensin hätänumeroon 112 ja aloita alkusammutus vain, jos voit tehdä sen turvallisesti.